cowork.art

Политика в отношении обработки персональных данных

сайт, личный кабинет, бронирования, платежи, IP-телефония, ИИ-помощник, обращения и посещения cowork.art

Редакция 4.0 от 15 июля 2026 г.

Действует с момента размещения на сайте cowork.art и применяется к заказам, подтвержденным после размещения.

Содержание

1. Оператор и область действия

1.1. Оператором персональных данных является Общество с ограниченной ответственностью «Студия Аллы Ромазановой», УНП 192651036, адрес: 220034, Республика Беларусь, г. Минск, ул. Захарова, д. 29А, помещение 74.

1.2. Политика применяется к обработке данных при использовании сайта, личного кабинета и автоматизированного ИИ-помощника cowork.art, регистрации, бронировании, приобретении и использовании пакетов часов, оплате, отмене, возврате, входящих и исходящих деловых звонках через корпоративную IP-телефонию SipSim.by, обращении по электронной почте, в человеческих чатах и при посещении коворкинга.

1.3. Политика не регулирует самостоятельную обработку данных мастером о его клиентах, обработку независимым продавцом PM.MARKET и обработку платежными системами, банками, Telegram, Instagram и иными платформами для их собственных целей. Белорусский поставщик ИИ-помощника действует от имени Оператора как уполномоченное лицо, а не как самостоятельный получатель для собственных целей.

1.4. Контакт по вопросам персональных данных: [email protected]; телефон +375 (44) 502-38-77. Обращение можно также направить письменно по юридическому адресу Оператора.

1.5. Термины используются в значениях Закона Республики Беларусь от 7 мая 2021 г. № 99-З «О защите персональных данных».

2. Принципы обработки

• законность, справедливость и прозрачность;

• заранее определенные и совместимые цели;

• минимизация состава и объема данных;

• точность и возможность актуализации;

• хранение не дольше, чем необходимо для цели и обязательных сроков;

• разделение обработки, необходимой для договора, и добровольной обработки для рекламы, необязательных cookie и дополнительных каналов;

• ограничение доступа по служебной необходимости и защита от неправомерного либо случайного доступа;

• доказуемость согласия, когда оно используется как правовое основание.

3. Категории субъектов

• пользователи сайта и посетители страниц;

• владельцы аккаунтов, мастера и иные Заказчики;

• представители юридических лиц и лица, оплачивающие заказ;

• лица, которые звонят на корпоративный номер или которым звонит cowork.art, обращаются по электронной почте, Telegram, Instagram или в чат сайта;

• работники и иные уполномоченные пользователи корпоративной телефонии — в части служебных звонков, имени, учетной записи, показателей доступности и законного контроля качества;

• приглашенные лица, сведения о которых могут быть минимально зафиксированы при доступе, инциденте, ущербе или требовании законодательства;

• получатели рекламных сообщений, давшие отдельное согласие.

4. Категории персональных данных

5. Цели, основания и сроки обработки

6. Обязательные и необязательные сведения

6.1. Для аккаунта и заказа запрашиваются имя или профессиональный никнейм, номер телефона и электронная почта. Имя или никнейм позволяют идентифицировать мастера и заказ; телефон необходим для подтверждения аккаунта, срочной связи и доступа; электронная почта — для договорных документов, кассовых и платежных сообщений, восстановления доступа и несрочных уведомлений.

6.2. Отказ предоставить обязательные сведения делает невозможными регистрацию, защищенный доступ, подтверждение и исполнение заказа. Это последствие не распространяется на добровольную рекламу, Telegram, Instagram и необязательные cookie. Использование ИИ-помощника также необязательно: те же вопросы можно задать сотруднику по телефону, электронной почте или через предусмотренный человеческий канал.

6.3. Обработка, объективно необходимая для договора, не ставится в зависимость от согласия на рекламу. Рекламные и иные необязательные отметки выключены по умолчанию и не влияют на цену или доступность основного сервиса.

6.4. Оператор не запрашивает дату рождения, идентификационный номер и паспорт для обычного бронирования. Такие сведения могут быть затребованы только в конкретном случае, когда они необходимы по закону, для подтверждения полномочий, возврата иному лицу либо рассмотрения формального заявления субъекта.

7. Источники данных

• сам субъект при регистрации, оформлении заказа, оплате, обращении или посещении;

• уполномоченный представитель Заказчика;

• система бронирования и администратор при фиксации статусов, доступа, изменений и инцидентов;

• bePaid, банк и платежная инфраструктура — только в части статуса и метаданных операции;

• браузер и устройство — в части технических данных и разрешенных cookie;

• Telegram или Instagram — когда субъект сам выбирает такой канал и направляет сообщение;

• государственные органы и иные лица — только на законном основании.

7.1. Если данные получены не от субъекта, Оператор проверяет их необходимость и информирует субъекта в случаях, предусмотренных законодательством.

8. Получатели и уполномоченные лица

8.1. Доступ к данным внутри Оператора получают только сотрудники и привлеченные лица, которым сведения необходимы для бронирования, ресепшена, расчетов, бухгалтерии, технической поддержки, безопасности и рассмотрения обращений.

8.2. Оператор может поручать отдельные технические операции уполномоченным лицам по договору, содержащему цели, перечень действий, требования конфиденциальности и защиты. Ответственность перед субъектом за действия уполномоченного лица несет Оператор в случаях, предусмотренных законодательством.

8.3. Известным участником платежной обработки является ООО «ИКомЧардж», УНП 191670289, поставщик сервиса bePaid. Банки, международные и национальные платежные системы могут обрабатывать данные как самостоятельные операторы в соответствии со своими правилами и законодательством.

8.4. Автоматизированный ИИ-помощник технически предоставляется белорусским юридическим лицом по договору поручения обработки персональных данных. Наименование и место нахождения поставщика показываются в интерфейсе до первого сообщения и включаются в актуальный перечень уполномоченных лиц. Договор запрещает поставщику использовать идентифицируемые сообщения для собственной рекламы, обучения общедоступных моделей или иных самостоятельных целей.

8.4.1. Корпоративную IP-телефонию SipSim.by предоставляет ООО «ПитерзГарден», УНП 191844647, 220030, Республика Беларусь, г. Минск, ул. Немига, д. 5, помещение 81. В части записи, хранения и технической обработки деловых вызовов оно действует как уполномоченное лицо по поручению Оператора. Оператор определяет цели, состав данных, категории субъектов, сроки, доступ и принимает решение о включении записи.

8.4.2. Публичные условия SipSim.by предусматривают возможность привлечения субуполномоченных лиц и трансграничной передачи в зависимости от инфраструктуры и подключенных интеграций. Оператор использует только письменно согласованную конфигурацию, ведет актуальный перечень фактически задействованных лиц и не подключает CRM, мессенджеры, аналитику или иные интеграции до отдельной оценки основания, минимизации, страны обработки и информирования субъектов.

8.5. Данные предоставляются государственным органам, судам, правоохранительным и контролирующим органам только при наличии законного запроса или обязанности.

8.6. Актуальные сведения об уполномоченных лицах, которые обрабатывают данные от имени Оператора, предоставляются субъекту по запросу. Если обработка основывается на согласии, наименование и место нахождения соответствующего уполномоченного лица сообщаются до получения согласия.

8.7. На дату настоящей редакции Оператор не использует внешнего поставщика для рекламного профилирования и не передает рекламную базу сторонней рекламной платформе. Подключение такого лица требует предварительного обновления информации и, когда необходимо, нового согласия.

9. Платежи и bePaid

9.1. Полный номер банковской карты, срок действия, CVV/CVC, банковский пароль и одноразовые SMS-коды вводятся на стороне платежной инфраструктуры и не поступают в формы, чаты, электронную почту или базу cowork.art.

9.2. Оператор получает идентификатор операции, сумму, валюту, дату, статус, способ оплаты или возврата и ограниченные маскированные сведения, если они предоставлены bePaid.

9.3. Контактные данные и сведения заказа передаются в объеме, необходимом для платежа, возврата, предотвращения мошенничества и формирования документов. Оператор не использует платежные метаданные для оценки здоровья, платежеспособности или скрытого профилирования.

9.4. Сохранение карты и рекуррентные платежи не включаются автоматически. Если такая функция появится, для нее потребуется отдельное ясно выраженное поручение и новая информация до активации.

10. Telegram, Instagram и трансграничная передача

10.1. Telegram и Instagram являются добровольными дополнительными каналами. Основные услуги доступны через сайт, телефон +375 (44) 502-38-77 и электронную почту [email protected].

10.2. Когда субъект сам пишет в Telegram или Instagram, Оператор обрабатывает имя аккаунта, идентификатор, содержание сообщения и сведения, добровольно сообщенные субъектом, чтобы ответить и выполнить запрошенное действие. Для оформления заказа Оператор по возможности переводит общение в защищенный сайт или электронную почту.

10.3. Использование иностранных платформ может повлечь трансграничную передачу и обработку в государствах, где уровень защиты и доступные средства правовой защиты отличаются от Республики Беларусь. Платформы могут обрабатывать данные для собственных целей по своим правилам, на которые Оператор не влияет.

10.4. В чатах запрещено направлять медицинские сведения клиентов, фотографии до/после, паспортные данные, полные платежные реквизиты, пароли и коды.

10.5. Однократный ответ в инициированном субъектом диалоге осуществляется для рассмотрения его обращения или исполнения запрошенного действия. Привязка Telegram к аккаунту, регулярные технические сообщения и рекламные рассылки через Telegram либо Instagram требуют отдельных настроек и, когда применимо, отдельного согласия.

10.6. Если трансграничная передача осуществляется на основании согласия в государство без надлежащего уровня защиты, до согласия субъекту отдельно разъясняются характер передачи, данные, получатели, срок, риски и доступная альтернатива.

10.7. Положения настоящего раздела о трансграничной передаче относятся к иностранным платформам Telegram и Instagram и не относятся к ИИ-помощнику cowork.art: его сообщения и журналы обрабатываются и хранятся на территории Республики Беларусь.

10.8. Белорусская регистрация поставщика SipSim.by сама по себе не исключает участия иностранной инфраструктуры или субуполномоченных лиц. До включения записи Оператор получает и хранит сведения о фактической конфигурации, местах хранения аудио и резервных копий, субуполномоченных лицах и подключенных интеграциях.

10.9. Если фактическая конфигурация телефонии предусматривает трансграничную передачу, она осуществляется только при наличии предусмотренного законодательством основания и после предоставления субъекту требуемой информации. Необязательные интеграции SipSim.by с Telegram, иностранной CRM, аналитикой или рассылками по умолчанию отключены.

10.10. Положение о хранении ИИ-сообщений исключительно в Республике Беларусь относится только к выбранному белорусскому ИИ-поставщику и не распространяется автоматически на IP-телефонию, иностранные мессенджеры или платежную инфраструктуру.

11. Файлы cookie и локальное хранилище

11.1. При первом посещении пользователь может принять выбранные необязательные cookie, отклонить их либо открыть настройки. Кнопки согласия и отказа должны быть сопоставимы по заметности; заранее установленные отметки не используются.

11.2. Выбор можно изменить через постоянную ссылку «Настройки cookie» на сайте. Отзыв блокирует новые необязательные cookie; уже сохраненные файлы можно удалить средствами браузера.

11.3. Блокирование необходимых cookie может сделать невозможными вход, сохранение корзины, безопасность и подтверждение заказа. Отказ от аналитических и рекламных cookie не ограничивает основные функции.

11.4. Сторонний аналитический или рекламный сервис не подключается до размещения в настройках его наименования, места нахождения, целей, состава данных, срока и сведений о трансграничной передаче.

12. Автоматизированный ИИ-помощник, IP-телефония, аудиозапись и автоматические решения

12.1. ИИ-помощник cowork.art является автоматизированной программой для справочных ответов и навигации. Пользователь взаимодействует с программой, а не ведет переписку с сотрудником. Интерфейс до первого сообщения содержит заметное обозначение ИИ и кнопку перехода к администратору.

12.2. Техническое обслуживание ИИ-помощника выполняет белорусское юридическое лицо как уполномоченное лицо Оператора. Персональные данные, содержание сообщений и журналы этой функции обрабатываются и хранятся в Республике Беларусь; трансграничная передача в рамках ИИ-помощника не осуществляется.

12.3. Отдельное согласие на обработку не запрашивается, когда сообщение обрабатывается исключительно для ответа на инициативный запрос пользователя, совершения действий до заключения договора по его просьбе, исполнения договора либо обеспечения безопасности сервиса. До начала обработки пользователь получает информацию об Операторе, уполномоченном лице, целях, данных, сроках и ограничениях. Новая самостоятельная цель требует собственного правового основания.

12.4. По умолчанию ИИ-помощник получает только текст сообщения, идентификатор сессии, время и минимальный технический контекст страницы. Данные аккаунта, пакетного баланса или конкретного заказа передаются только после аутентификации и только когда пользователь запросил ответ, для которого эти сведения необходимы.

12.5. Сотрудники Оператора не читают сообщения в режиме обычного автоматизированного диалога. Человеческий доступ допускается после нажатия пользователем кнопки обращения к администратору, для расследования инцидента безопасности, рассмотрения претензии или спора, исполнения обязанности по законодательству либо ограниченного контроля качества на выборке с минимизацией данных и учетом доступа.

12.6. Поставщику запрещено использовать идентифицируемые сообщения и сведения аккаунта для собственной рекламы, создания самостоятельных профилей, обучения общедоступной модели или передачи третьим лицам вне поручения Оператора. Для улучшения сервиса допускается только контролируемая обработка по поручению Оператора с обезличиванием либо минимизацией, документированным доступом и установленным сроком.

12.7. Содержание автоматизированного диалога хранится не более 90 календарных дней. Технические журналы безопасности хранятся до 12 месяцев. Если сообщение стало частью заказа, претензии, инцидента или юридического спора, соответствующий фрагмент хранится в составе такой записи в течение применимого срока.

12.8. В ИИ-помощник запрещено направлять сведения о здоровье и противопоказаниях клиентов, медицинские документы, фотографии документов и банковских карт, полные реквизиты карты, CVV/CVC, SMS-коды, пароли, коммерческие секреты и иные сведения, не требуемые для бронирования. Случайно полученные избыточные данные ограничиваются и удаляются при отсутствии законного основания.

12.9. ИИ-ответ имеет справочный характер и не является подтверждением бронирования, оплаты, отмены, переноса, возврата, пакетного списания, допуска процедуры или парковки. Оператор не принимает юридически значимых решений исключительно на основании автоматического текста. Достоверным является статус, зарегистрированный системой и отраженный в личном кабинете либо подтвержденный сотрудником.

12.10. Корпоративный номер +375 (44) 502-38-77 обслуживается через SipSim.by. Входящие и исходящие деловые разговоры записываются только после понятного предварительного уведомления и однозначного согласия собеседника; ему сообщаются сведения об Операторе, техническом поставщике, целях и альтернативном канале. Запись не ведется скрытно и не является обязательным условием доступа к основным услугам: при несогласии доступны сайт cowork.art и [email protected].

12.10.1. При входящем вызове автоматическое предупреждение воспроизводится до включения обычной записи и предлагает нажать клавишу 1 для согласия. Нажатие фиксируется в техническом журнале; обычная запись и содержательный разговор начинаются после этого действия. Если сервис не позволяет обеспечить такой порядок, запись входящих вызовов отключается. Случайно сохраненный предварительный технический фрагмент не используется и удаляется без неоправданной задержки. При отказе доступны незаписываемые письменные каналы.

12.10.2. При исходящем вызове до обсуждения заказа сотрудник сообщает, что разговор будет записываться, и получает однозначный ответ о готовности продолжить при записи. Молчание, ответ на приветствие и отсутствие возражения не являются согласием. Если техническая настройка не позволяет начать запись только после согласия, запись исходящих вызовов отключается; случайно сохраненный предварительный фрагмент не используется и удаляется без неоправданной задержки.

12.10.3. Цели записи: принять и доказуемо обработать обращение; подтвердить индивидуальные договоренности, дату, время, место, цену, перенос, отмену или возврат; обеспечить безопасность; разрешить спор; контролировать качество служебного общения и обучение работников. Запись не используется для распознавания голоса, биометрической идентификации, скрытого профилирования, автоматического принятия решения или самостоятельной рекламы.

12.10.4. Обычная аудиозапись хранится до 30 календарных дней, что соответствует базовому публичному сроку хранения данных SipSim.by; метаданные вызова — до 12 месяцев. Более длительное обычное хранение допускается только после отдельной настройки тарифа, оценки необходимости и обновления настоящей Политики. Если необходимый фрагмент связан с подтвержденным заказом, претензией, возвратом, инцидентом, ущербом или спором, он выделяется в соответствующую запись и хранится до окончательного разрешения и три года после. Изолированные резервные копии удаляются по циклу не позднее 90 дней после удаления активной записи, если такой цикл фактически используется поставщиком.

12.10.5. Доступ предоставляется директору, назначенному ответственному за внутренний контроль персональных данных, лицу, рассматривающему конкретную претензию или инцидент, и ограниченному кругу проверяющих качества. Запрещены выгрузка на личное устройство, отправка в личный мессенджер, публикация и использование записи вне поставленной задачи.

12.10.6. Запись согласия на аудиозапись не означает согласия на рекламный звонок. Рекламная цель требует отдельного предварительного согласия на телефонный канал; технический звонок ограничивается действующим заказом или инициативным обращением субъекта.

12.10.7. Служебные разговоры работников через корпоративную линию могут записываться в связи с выполнением трудовой функции после предварительного письменного ознакомления с настоящей Политикой, должностной инструкцией и локальным положением о телефонии. Работник не должен использовать корпоративную линию для частных разговоров. Согласие работника не подменяет правовое основание, вытекающее из законодательства о труде, и не используется для несвязанных целей.

12.10.8. Запрещено сообщать по записываемой линии медицинские сведения клиента мастера, полные реквизиты банковской карты, CVV/CVC, банковский пароль, SMS-код или иные не требуемые сведения. Сотрудник обязан остановить их диктовку; случайно полученный фрагмент ограничивается и удаляется при отсутствии законного основания.

12.11. Автоматический предварительный расчет цены, скидки и занятости является информационной функцией. Итоговые параметры фиксируются в карточке заказа; пользователь может запросить у сотрудника объяснение расчета.

13. Данные клиентов мастера и специальные данные

13.1. Cowork.art не предназначен для хранения карт клиента, анамнеза, противопоказаний, диагнозов, сведений о здоровье, фотографий до/после и согласий клиента мастера.

13.2. Мастер самостоятельно определяет правовое основание и меры защиты данных своих клиентов. Он не должен указывать их фамилии, телефоны и медицинские сведения в комментарии к бронированию.

13.3. Если специальные или избыточные данные поступили случайно, Оператор ограничивает доступ, определяет наличие законного основания и удаляет или возвращает сведения, когда дальнейшая обработка не требуется.

13.4. В экстренной ситуации Оператор может обработать минимальные сведения, необходимые для защиты жизни и здоровья, вызова помощи и документирования инцидента, на основании законодательства.

14. Права субъекта и порядок их реализации

14.1. Субъект имеет право:

• отозвать согласие, когда обработка основана на согласии;

• получить информацию об обработке своих данных и источнике их получения;

• требовать изменения неполных, устаревших или неточных данных;

• один раз в календарный год бесплатно получить информацию о предоставлении данных третьим лицам, если законом не установлено иное;

• требовать прекращения обработки и удаления при отсутствии законного основания;

• обжаловать действия, бездействие и решения Оператора в Национальный центр защиты персональных данных и суд.

14.2. Информация об обработке предоставляется, как правило, в течение пяти рабочих дней. Отзыв согласия, изменение данных, информация о предоставлении третьим лицам и требование о прекращении или удалении рассматриваются в сроки, предусмотренные Законом, как правило, в течение пятнадцати дней.

14.3. Формальное заявление по статьям 10–13 Закона подается письменно либо в виде электронного документа и содержит фамилию, имя, отчество при наличии, адрес места жительства или пребывания, дату рождения, идентификационный номер или номер документа в предусмотренных Законом случаях, суть требования и личную либо электронную цифровую подпись.

14.4. Для удобства Оператор может принять упрощенный запрос через защищенный личный кабинет или подтвержденную электронную почту, если способен надежно идентифицировать субъекта. Это не ограничивает право подать формальное заявление.

14.5. От рекламных сообщений можно отказаться без формального заявления: через ссылку в сообщении, команду STOP, настройки аккаунта, звонок или письмо. Новые рекламные отправления прекращаются не позднее одного рабочего дня; минимальная запись в стоп-листе сохраняется для соблюдения отказа.

14.6. Отзыв согласия не влияет на законность предыдущей обработки и не прекращает обработку, для которой после отзыва остается договорное или законодательное основание.

15. Защита данных и инциденты

• назначение лица, ответственного за внутренний контроль обработки персональных данных;

• разграничение прав доступа, учет действий и регулярный пересмотр доступа;

• использование защищенных соединений, надежной аутентификации и резервного копирования;

• договорные требования к уполномоченным лицам и контроль их соблюдения;

• обучение сотрудников правилам конфиденциальности и реагированию на запросы субъектов;

• минимизация журналов, маскирование платежных данных и запрет приема реквизитов карт в чатах;

• процедуры обнаружения, локализации, расследования и документирования нарушений.

• ежедневная проверка воспроизведения предупреждения SipSim.by, журнал доступа к аудиозаписям, запрет неоцененных интеграций и периодическая сверка фактических субуполномоченных лиц;

15.1. При нарушении системы защиты Оператор незамедлительно принимает меры по снижению риска и уведомляет Национальный центр защиты персональных данных не позднее трех рабочих дней после того, как ему стало известно о нарушении, кроме случаев, для которых уполномоченным органом предусмотрено исключение.

15.1.1. ООО «ПитерзГарден» по своим публичным условиям уведомляет Оператора об инциденте, связанном с порученными данными, в течение трех рабочих дней с момента, когда ему стало известно. Это не освобождает Оператора от собственного незамедлительного реагирования и соблюдения срока уведомления Национального центра.

15.2. Субъект уведомляется, когда это предусмотрено законодательством либо необходимо для снижения существенного риска, с указанием доступных защитных действий.

15.3. Ни один способ передачи и хранения не гарантирует абсолютную безопасность. Оператор поддерживает меры, соразмерные характеру данных, способу обработки и вероятным последствиям.

16. Удаление, блокирование и резервные копии

16.1. По достижении цели и окончании обязательного срока данные удаляются, обезличиваются либо блокируются, если немедленное удаление технически невозможно.

16.2. При удалении активной записи ее копии могут сохраняться в изолированных резервных копиях до 90 календарных дней. Такие копии не используются для обычных операций и удаляются по циклу резервного хранения. Это правило применяется также к аудиозаписям SipSim.by, если договорная и техническая конфигурация обеспечивает такой срок.

16.3. Данные не удаляются по требованию, если их дальнейшая обработка необходима для исполнения обязательства, бухгалтерского и налогового учета, рассмотрения спора, предотвращения злоупотребления или иной цели, прямо допускаемой законодательством. Субъект получает мотивированный ответ.

16.4. Закрытие аккаунта не отменяет подтвержденные заказы, задолженность, открытый возврат, претензию и обязательные сроки хранения. После их завершения применяются сроки раздела 5.

17. Изменение Политики и контакты

17.1. Политика действует с момента размещения. Новая редакция публикуется на сайте с датой; существенные изменения, затрагивающие действующую добровольную обработку, доводятся до субъекта до их применения и при необходимости требуют нового согласия.

17.2. Оператор не расширяет цель согласия задним числом и не считает молчание, продолжение использования сайта или ранее оформленный заказ согласием на новую рекламу, необязательные cookie либо новую самостоятельную цель обработки в ИИ-функции.

17.3. Вопросы, заявления и жалобы направляются на [email protected], по телефону +375 (44) 502-38-77 либо письменно по адресу: 220034, Республика Беларусь, г. Минск, ул. Захарова, д. 29А, помещение 74.

Реквизиты и контакты